Dokumen Sebagai Alat Kontrol

Saat ini kita sudah sangat mengenal dengan dokumen yang dibuat lembar rangkap (copy), bisa rangkap 2, 3, 4 dst. Banyaknya lembar tergantung berapa banyak unit atau departemen yang terkait dengan pengeluaran dokumen tersebut.

Dokumen permintaan material (Material Requisition/MR) misalnya, digunakan oleh unit kerja untuk mengajukan permintaan kebutuhan material dari bagian gudang (inventory).

Pada tahun 2001, kami melakukan audit khusus terhadap permintaan material yang dilakukan oleh kantor cabang melalui kantor wilayah kepada gudang pusat. Secara struktur, kantor wilayah membawahi beberapa kantor cabang, oleh karenanya setiap pengajuan dari kantor cabang harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari kantor wilayah. Kantor wilayah mempunyai gudang yang dikelola oleh seorang warehouse supervisor (WS).

Untuk mangakomodasi permintaan material, maka gudang pusat telah menyediakan formulir MR. Satu MR terdiri dari 4 lembar dengan rincian distribusi sebagai berikut:

                Lembar pertama (asli), untuk gudang pusat;

                Lembar kedua (copy), untuk kantor wilayah;

                Lembar ketiga (copy), untuk departemen akuntansi;

                Lembar keempat (copy), untuk kantor cabang.

Ada 3 kantor wilayah, masing-masing wilayah membawahi 4 kantor cabang. Dengan pertimbangan waktu pemeriksaan yang tersedia, maka kami memutuskan hanya akan melakukan pemeriksaan terhadap satu kantor wilayah. Untuk menentukan kantor wilayah mana yang terpilih menjadi sample, maka kami menggunakan metode yang sangat sederhana: memilih berdasarkan angka tertinggi permintaan material empat bulan terakhir selama tahun 2001 di antara ketiga kantor wilayah, dan terpilihlah Kantor Wilayah C. Permintaan material dari Kanwil C secara rata-rata 3 kali lebih besar dari permintaan material dari Kanwil A dan Kanwil B.

Pemeriksaan kami mulai dari dokumen yang ada di gudang pusat (kami memakai metode hilir – hulu), baru setelah itu kami berencana pergi ke kantor wilayah. Review di gudang pusat terhadap 10 MR yang dikeluarkan oleh Kanwil C untuk sementara menunjukkan kelengkapan administrasi, tidak ada hal-hal yang aneh:

·         MR (lembar asli), telah ditandatangani oleh Kepala Kantor Cabang J, WS Kanwil C, dan Kepala Kanwil C.

·         Seluruh pengeluaran barang dari gudang pusat (dicatat melalui formulir Pengeluaran Barang Gudang (PBG) dilampiri dengan MR. PBG juga cocok dengan pencatatan dalam kartu gudang dari masing-masing jenis material.

Prosedur audit berikutnya kami memfotocopy 10 MR (asli) dari gudang pusat, sebagai bahan pemeriksaan di gudang kantor wilayah.

Pada saat kami bertemu dengan Kepala Kanwil C (warehouse supervisornya saat itu tidak masuk kantor), kami langsung minta 10 nomer MR yang sama dengan copy MR (asli) dari gudang pusat.

Review awal yang kami lakukan adalah membandingkan satu per satu antara MR yang ada di Kanwil C dengan fotocopy MR (asli) dari gudang pusat. Hasilnya, kami menemukan kejanggalan pada uraian material yang tertulis:

·         Terdapat perbedaan jenis material yang diminta dan atau jumlah kuantitas material yang diminta pada 4 MR Kanwil dan MR Gudang Pusat. MR yang ada di Gudang pusat mencantumkan jumlah permintaan material yang lebih besar dari pada MR Kanwil, seperti terlihat pada table berikut:

No.MR	Jenis Material	Kuantitas Permintaan Berdasarkan		Perbedaan
		MR (asli) Gdg Pst	MR (copy) Kanwil
233	No. 101 No.302 No.401 No.402 No.403 No.501 No.601 No.701	800 400 100 50 50 200 200 200	Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada	800 400 100 50 50 200 200 200
133	No.201 No.801	400 400	200 200	200 200
404	No.201	500	200	300
504	No.201	500	200	300
Jumlah		3.800	800	3.000

Dari table di atas terlihat bahwa pengeluaran di gudang pusat (berdasar MR asli) lebih besar dari permintaan dari kanwil (berdasar MR copy lembar kedua) sebanyak 3.000 buah (senilai Rp.115 juta).

Review kami lebih lanjut menemukan bahwa penambahan jenis material seperti pada MR 233 dilakukan oleh warehouse supervisor dengan modus sbb:

• Kantor Cabang J mengajukan MR 233 melalui warehouse supervisor Kanwil C untuk mendapatkan persetujuan dari Kepala Kanwil C. MR 233 mencantumkan permintaan terhadap 2 jenis material yaitu No.201 dan No.801. Kepala Kanwil C kemudian membubuhkan tanda tanga persetujuan pada MR 233.
• Pada prosedur normal, dengan adanya tanda tangan Kepala Kanwil, MR bisa disampaikan ke gudang pusat. Supervisor mempunyai agenda lain, dia melihat bahwa penulisan pada MR 233 menggunakan mesin ketik, secara normal formulir MR dapat menampung sekitar 15 baris atau 15 item material. Pada MR 233, baris yang terpakai hanya 2 (No.201 dan No.801), 13 baris sisanya dibiarkan kosong – tidak diberi tanda silang oleh kantor cabang. Baris yang kosong ini oleh warehouse supervisor di tambah dengan 8 jenis material baru menggunakan mesin ketik juga, setelah itu baru disampaikan ke gudang pusat.

Terhadap MR No.133, No.404, dan No.504, warehouse supervisor Kanwil C merubah angka dengan cara membubuhkan tip ex dan mengganti dengan angka yang baru. Perubahan juga dilakukan setelah MR ditandatangani oleh Kepala Kanwil.

(Catatan: Warehouse Supervisor hanya menerima 3 lembar MR dari Kantor Cabang yaitu lembar pertama, kedua, dan ketiga. Sedangkan lembar keempat disimpan oleh kantor cabang).

Warehouse Supervisor mengajukan dan mengambil barang ke gudang pusat sendiri berdasarkan MR yang sudah direkayasa. Gudang pusat mengeluarkan barang berdasarkan MR rekayasa ini, dengan pertimbangan sudah ada tanda tangan persetujuan dari Kepala Kanwil.

Agar modus berjalan aman, warehouse supervisor mendistribusikan material ke kantor cabang sendiri. Cabang akan mendapatkan jenis dan jumlah material sesuai permintaannya (sesuai MR lembar keempat), sementara sisanya (Kantor Cabang tidak tahu) digunakan secara illegal oleh warehouse supervisor.

Dari uaraian di atas, kita dapat memetik pelajaran berharga bahwa control kecil yang sederhana yang tidak dilakukan (yaitu melakukan penyilangan pada baris dan kolom yang kosong pada formulir MR) ternyata dapat dimanfaatkan orang lain untuk melakukan fraud. Dan akibatnya, perusahaan dirugikan. Berapa kerugian perusahaan? Rp.115 juta? Untuk 4 MR tersebut, jawabannya ya! Tapi, apakah kita yakin ini kejadian yang pertama dilakukan oleh warehouse supervisor? Bagaimana dengan tahun-tahun sebelumnya?

Jadi benar kata Bang Napi, fraud bisa terjadi karena ada kesempatan dan niat. Waspadalah!

Jakarta, 3 Januari 2008

Nilai Proyek Tidak Wajar (Bagian Kedua)

Pada Bagian Pertama kita sudah membahas temuan berupa nilai proyek yang tidak wajar yang dilakukan oleh salah satu kontraktor bekerjasama dengan departemen konstruksi.

Pada Bagian Kedua ini, saya akan menceritakan bahwa ternyata penggelembungan nilai proyek oleh departemen konstruksi tidak hanya dilakukan dalam Proyek A, B, dan C tetapi juga dilakukan dalam pengadaan pipa pada Proyek G. Dan yang sangat mengejutkan adalah dilakukan oleh kontraktor yang sama dengan Proyek A, B, C, yaitu kontraktor PT A. Artinya, kontraktor PT A dan departemen konstruksi merupakan partner bekerja yang “saling menguntungkan” buat mereka tetapi tidak demikian bagi perusahaan.

Pada suatu siang saya ditelepon oleh salah seorang rekan saya dari departemen lain, dia mengajak makan siang bersama di luar kantor. Pembicaraan awal di telepon dia menyebutkan ada informasi penting yang ingin dia sampaikan kepada saya. Kesempatan seperti ini tidak pernah saya lewatkan, kalaupun saya sudah mempunyai jadwal kerja lain, saya akan mendahulukan untuk mendapatkan sebuah informasi seperti ini, karena kalau kita lewatkan, belum tentu rekan kita tersebut akan memberikan informasi berharga kepada kita (mengurangi rasa kepercayaan).

Akhirnya kami sepakat ketemu antara jam 12 siang di suatu tempat makan di Jl. Sudirman, Jakarta.

Sekitar jam 12.15 siang saya sudah berada di meja sebuah food court sesuai dengan permintaan rekan saya tadi, sementara dia belum kelihatan. Tak berapa lama kemudian, muncullah dia dihadapan saya sambil membawa satu amplop coklat ukuran kertas folio, dan langsung memberikan kepada saya. Dia bercerita bahwa, amplop ini berisi dokumen fotocopy invoice pembelian pipa dari kontraktor PT A kepada salah satu perusahaan pabrikan pipa senilai Rp.9 Milyar rupiah untuk jenis pipa tertentu. Invoice tersebut „kebetulan“ menyebutkan bahwa pipa tersebut akan digunakan PT A untuk mengerjakan proyek G di perusahaan kami.

Dari dokumen itu, rekan saya meminta kami untuk menindaklanjuti dengan melakukan investigasi untuk meyakini:

1. Apakah benar perusahaan melakukan transaksi pembelian pipa dengan kontraktor A?
2. Berapakah harga yang ditawarkan kontraktor A kepada perusahaan?

Pulang dari pertemuan itu, kami langsung mencari informasi berkaitan dengan proyek pembelian pipa. Langkah pertama yang kami lakukan adalah meminta daftar pembelian pipa selama tahun berjalan dari departemen konstruksi dan departemen pembelian. Ini kami lakukan agar mereka tidak menaruh kecurigaan bahwa kami sedang mereview terhadap proyek G.

Langkah kedua, kami pisahkan pembelian pipa berdasarkan nama suppliernya. Dan diantara pembelian-pembelian tersebut muncul satu nama Kontraktor PT A untuk beberapa Purchase Order (PO).

Langkah ketiga, kami minta semua PO pembelian pipa dalam tahun berjalan yang diberikan kepada Kontraktor PT A tadi.

Langkah keempat, dari PO-PO tersebut kami cocokkan pembelian untuk jenis pipa yang sesuai dengan jenis pipa pada dokumen fotocopy invoice dari perusahaan pabrikan pipa kepada Kontraktor PT A. Kami mendapatkan sebuah PO (No.33) pembelian pipa sejenis senilai Rp.12 Milyar.

Langkah kelima, kami konsentrasi kepada PO No.33 tersebut, hasil review kami sebagai berikut:

1. Review terhadap tanggal, PO No.33 dibuat setelah tanggal invoice yang tertera pada dokumen fotocopy pembelian pipa dari Kontraktor PT A kepada perusahaan pabrikan.

Artinya, jika kontraktor PT A membeli pipa dari pabrikan A untuk perusahaan kami tentu tanggal invoice dari perusahaan pabrikan lebih tua dari tanggal invoice Kontraktor PT A kepada perusahaan kami atau tanggal PO No. 33.

2. Review terhadap jenis pipa dan panjang pipa, jenis pipa dan panjang pipa yang dibeli dengan PO No.33 sama persis dengan jenis dan panjang pipa sesuai fotocopy invoice perusahaan pabrikan kepada Kontraktor PT A.

Artinya ada korelasi positif seperti yang tertera pada invoice perusahaan pabrikan pipa bahwa Kontraktor PT A membeli pipa untuk dijual kembali kepada perusahaan kami.

3. Review terhadap harga satuan pipa yang ditawarkan, kami menemukan perbedaan harga yang sangat material dan jika dikalikan dengan panjang pipa yang dibeli maka perbedaan harga terbit mencapai nilai Rp.3 Milyar.

PT A membeli pipa Rp.9 Milyar

PT A <------------------------------------------------------------------------------  Pabrikan pipa

                                                PT A menjual pipa Rp.12 Milyar (PO No.33)

PT A ------------------------------------------------------------------------------à  Perusahaan kami

Kesimpulan akhir dari review kami adalah terdapat kemahalan harga pada pembelian pipa dari Kontraktor PT A senilai Rp.3 Milyar (Rp.12 Milyar – Rp.9 Milyar). Hal ini terjadi karena:

• Departemen konstruksi melakukan pembelian sendiri tanpa melalui departemen pembelian,
• Pembelian dilakukan kepada kontraktor PT A yang bukan perusahaan pabrikan pipa atau distributor dari pabrikan langsung,
• Sebelum melakukan pembelian, tidak dilakukan survey harga pasar yang wajar.
• Dan yang paling penting adalah adanya unsur kesengajaan untuk memperkaya diri sendiri (lihat Bagian Pertama).

Jadi, dalam kasus tersebut yang salah siapa? Manajer Konstruksi dan pejabat Direktur Teknik? Pasti. Tetapi yang lebih mengherankan lagi kenapa manajemen tertinggi (Direktur Utama) menyetujui pola pembelian yang dilakukan oleh Manajer Konstruksi dan pejabat Direktur Teknik?! Ada apa?????? Itu yang tidak terjawab sampai saat laporan kami dibuat, karena pertama, kami (Internal Audit) melapor kepadanya, dan dia tidak memberikan respon samasekali terhadap dua laporan kami (bagian pertama dan bagian kedua). Normalnya, dengan pemborosan sebegitu besar seharusnya sang Dirut gerah. Tapi dalam kasus ini, samasekali tidak, anehkan.

Bahkan, pada saat kami melakukan pemeriksaan, pejabat Direktur Teknik meminta sang Dirut agar kami menghentikan pemeriksaan dengan alasan kami mengganggu pekerjaan mereka. Dan, itu dilakukan oleh Dirut kepada kami, tetapi kami tetap jalan terus. Risiko kami ambil, karena fakta adalah fakta, tidak ada orang yang bisa merubah fakta, tidak ada orang yang bisa menghentikan proses kami menyajikan fakta termasuk sang Direktur Utama.

Dari pemaparan 2 kasus di atas kita dapat mengambil hikmah bahwa di mana posisi Internal Audit dalam struktur organisasi perusahaan sangatlah penting bagi tindak lanjut temuan dan rekomendasi Internal Audit. Posisi Internal Audit seharusnya independen dari struktur operasional, yaitu kepada Komite Audit. Direktur Utama masih merupakan bagian dari penanggungjawab operasional perusahaan. Kalau tidak melapor kepada Komite Audit, paling tidak, Internal Audit harus melapor kepada orang-orang yang mempunyai integritas tinggi.

Jika hal itu tidak terjadi, mungkin perusahaan harus memikirkan ulang keberadaan internal audit.

Jakarta, 24 Desember 2007

Nilai Proyek Tidak Wajar (Bagian Pertama)

Apabila kita memperhatikan proses pengadaan barang atau jasa di pemerintahan, ada aturan yang harus diterapkan dalam proses pengadaan barang atau jasa (Keppres No.80 tahun 2003). Antara lain persyaratan-persyaratan untuk tender tertutup, tender terbuka, penunjukkan langsung. Biasanya, jenis tender mana yang akan dipakai dikaitkan dengan jumlah/nilai pengadaan barang atau jasa.

Sedangkan di perusahaan swasta, kebijakan pengadaan barang atau jasa sangat tergantung kepada manajemennya. Perusahaan yang berorientasi kepada tercapainya Good Corporate Governance (tata kelola perusahaan yang baik) yang menjunjung tinggi nilai keterbukaan, transparasi, seharusnya akan melakukan hal yang sama dengan apa yang dilakukan di pemerintahan.

Kami mendapat penugasan untuk mengaudit pelaksanaan pengadaan dan konstruksi pemasangan jaringan pipa yang dikerjakan oleh satu perusahaan kontraktor (kita sebut Kontraktor PT A) dengan total nilai kontrak sekitar 55 Milyar Rupiah, terbagi menjadi 3 proyek, Proyek A – Proyek B – Proyek C. Ketiganya berlokasi di Kodya yang sama, dilakukan pada waktu yang sama.

Ruang lingkup audit kami fokuskan kepada kewajaran harga yang telah ditetapkan dalam kontrak, dengan pertimbangan: pertama, kontrak pekerjaan sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak (perusahaan dan kontraktor); kedua, proyek tersebut sudah dalam proses pelaksanaan; ketiga waktu dan tenaga pemeriksaan yang terbatas.

Tujuan audit adalah untuk menilai apakah dengan proses penunjukkan langsung seperti itu, perusahaan telah mendapatkan harga yang ekonomis?

Di awal audit kami sudah merasakan adanya ketidaknormalan dalam proses penunjukkan kontraktor, hal ini terlihat dari:

1. Penunjukkan kontraktor yang tidak melalui tim tender, namun hanya diputuskan antara departemen konstruksi, pejabat direktur teknik dan persetujuan direktur utama. Biasanya, nilai proyek sebesar itu harus diproses melalui tim tender yang anggotanya terdiri minimal dari Departemen Finance, Procurement, Legal, dan Konstruksi.
2. Mengapa pengadaan pipa juga diberikan kepada kontraktor ini (istilah umumnya kontrak turn key atau terima jadi), kenapa kontraktor tidak bekerja untuk pemasangan (konstruksi) pipa saja. Karena pipa merupakan kebutuhan rutin perusahaan, dan perusahaan melalui departemen pembelian sudah secara rutin melakukan pembelian pipa dari pabrikan pipa langsung.
3. Manajer konstruksi meminta kami untuk mengundurkan pelaksanaan audit dengan alasan dia sedang sibuk menangani beberapa proyek. Ketika kami menanyakan kapan kami bisa memulai pemeriksaan jika dimundurkan atau kapan dia siap diperiksa, dia tidak bisa menjawab.
4. Dalam proses awal pemeriksaan, manajer konstruksi mencoba mengarahkan prosedur pemeriksaan kami agar sesuai dengan „teori audit“ dari hulu ke hilir (padahal kami tahu dia tidak pernah menjadi auditor). Dan pelaksanaan prosedur audit bersifat fleksibel. Sebagai ilustrasi, dalam audit keuangan auditor bisa saja minta data dari jurnal transaksi baru ke neraca dan laporan rugi laba atau sebaliknya dari neraca dan laporan rugi laba ke jurnal transaksi.

Prosedur audit kami susun berdasarkan ketidak normalan tersebut.

Prosedur audit pertama, kami meminta perhitungan harga sendiri (owner estimation) atas Proyek A, B, C. Ternyata, sebelum menawarkan proyek kepada kontraktor, perusahaan (departemen konstruksi) tidak menyusun terlebih dahulu perkiraan harga wajar proyek yang dituangkan dalam owner estimation (OE). OE sebenarnya merupakan alat yang penting untuk melakukan estimasi biaya dalam penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) proyek dan sebagai tolok ukur mahal atau tidaknya harga yang ditawarkan kontraktor.

Prosedur audit kedua, kami membandingkan spesifikasi pipa yang dibeli dari kontraktor dibandingkan dengan persediaan yang ada di gudang perusahaan. Hasil review kami mencatat bahwa ada 2 jenis pipa yang masih tersedia di gudang yang sebenarnya bisa digunakan untuk menunjang proyek A, B, C. Tetapi, mengapa tidak digunakan? Hasil wawancara kami dengan manajer gudang menunjukkan bahwa stock tersebut belum akan digunakan dalam jangka pendek karena belum ada permintaan atau perencanaan dari bagian konstruksi. Jawaban ini sangat mengejutkan kami, karena penanggung jawab proyek A, B, C adalah manajer konstruksi. Pertanyaan kami adalah: apakah manajer konstruksi tidak melakukan pengecekan terlebih dahulu ke gudang sebelum merencanakan pembelian melalui kontraktor?

Perhitungan kami terhadap saldo stock pipa di gudang yang sebenarnya dapat digunakan untuk proyek dikalikan dengan harga pipa yang ditawarkan kontraktor mendapatkan hasil berupa “pemborosan” sebesar Rp.1,1 Milyar. Dengan kata lain, apabila manajer konstruksi memanfaatkan pipa yang tersedia di gudang maka sebenarnya perusahaan dapat menghemat uang sebesar itu.

Pada saat hasil pemeriksaan kami komunikasikan kepada manajer konstruksi, dia menjawab bahwa dia tidak tahu kalau gudang masih menyimpan stock yang sama. Jawaban yang sangat sederhana dari seorang manajer dan tidak bisa diterima bagi auditor,  namun untuk sementara kami catat saja.

Prosedur audit ketiga, kami membandingkan harga pipa yang sejenis antara Proyek A, Proyek B, dan Proyek C.  

Hasil audit kami mencatat ketidakwajaran harga atas satu jenis pipa dan 3 material pendukung, dimana harga pipa/material sejenis untuk Proyek A,  Proyek B, dan Proyek C berbeda-beda, padahal kita tahu harga ditawarkan oleh kontraktor yang sama, pelaksanaan proyek di lokasi yang berdekatan (satu kodya hanya beda kecamatan, tidak ada kendala transportasi), pelaksanaan proyek pada waktu yang sama. Dan dari hasil pemeriksaan fisik kami di lapangan menunjukkan bahwa persediaan pipa/material kontraktor untuk ketiga proyek berada di satu lokasi gudang, tidak terpisah-pisah. 

Perhitungan kami menggunakan harga yang terendah diantara harga penawaran kontraktor pada Proyek A/B/C dikalikan kuantitas pipa/material yang dibeli mendapatkan hasil berupa “kemahalan” harga sebesar Rp.36 juta.

Prosedur audit keempat, kami membandingkan harga pipa yang ditawarkan kontraktor dengan harga pipa dari perusahaan yang sudah menjadi vendor rutin pengadaan pipa yang dilakukan oleh departemen pembelian.

Hasil pengujian kami terhadap satu jenis pipa mencatat adanya perbedaan harga yang sangat material antara harga kontraktor dan harga perusahaan pabrikan. Kontraktor menawarkan harga Rp.621,621/meter sedangkan harga perusahaan pabrikan hanya Rp.254,000/meter. Dengan demikian terdapat perbedaan harga sebesar Rp.367,621/meter.

Perhitungan kami dengan mengalikan selisih harga tersebut dengan panjang pipa yang dibeli dari kontraktor (12,600 meter) menghasilkan angka “kemahalan” harga sebesar Rp.4,6 Milyar!. Artinya, jikalau perusahaan membeli langsung dari perusahaan pabrikan maka terdapat penghematan dana perusahaan sebesar Rp.4,6 Milyar.

Dari keempat prosedur audit yang kami jalankan, kami mendapatkan temuan bahwa perusahaan telah melakukan pemborosan sebesar Rp.5,7 Milyar (atau sekitar 10% dari total nilai proyek).

Pemborosan tersebut terjadi karena manajer konstruksi – direktur teknik – direktur utama tidak menjalankan prosedur penunjukan kontraktor seperti yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Tidak ada control independent terhadap penunjukkan kontraktor dan penentuan nilai kontrak.

Dari penulusuran kami dengan menghimpun hasil wawancara dengan berbagai pihak termasuk salah seorang “informan” karyawan kontraktor mengindikasikan bahwa terdapat kesengajaan penggelembungan nilai proyek karena adanya kepentingan dari manajer konstruksi dan direktur teknik. Manajer konstruksi dan direktur teknik menerima uang imbalan dari kontraktor dalam jumlah yang menurut sang informan sangat besar secara bertahap.

Audit kami sayangnya tidak dapat mendapatkan bukti transaksi penerimaan uang dari kontraktor kepada manajer konstruksi dan direktur teknik. Namun, ada symptom audit yang menunjukkan adanya perubahan gaya hidup manajer konstruksi setelah menangani Proyek A, B, C, (membeli mobil sedan mewah baru, membeli rumah baru) yang tidak sebanding dengan besarnya gaji.

Dari hasil temuan audit, informasi, serta symptom audit kita bisa menarik kesimpulan sementara bahwa ketidaknormalan pertama di atas (penunjukan langsung kontraktor) bisa jadi merupakan kesengajaan untuk mengamankan keuntungan pribadi berupa imbalan uang proyek.

Dalam kondisi seperti itu yang bisa kita laporkan dalam laporan audit hanyalah temuan yang didukung dengan bukti tertulis yaitu kemahalan harga dan pemborosan sebesar Rp.5,7 Milyar. Sedangkan informasi lisan tentang penerimaan uang oleh menajer konstruksi dan direktur teknik dari kontraktor , dan perubahan gaya hidup merupakan symptom-symptom audit yang harus kita simpan sebagai PR (pekerjaan rumah), karena symptom hanya berlaku sebagai petunjuk bukan bukti.

Berikut beberapa review yang bisa kita lakukan dalam pemeriksaan suatu proyek:

• Review apakah ada Owner Estimation (OE) yang disusun oleh perusahaan?

• Review proses penunjukkan kontraktor (penunjukkan langsung, tender terbatas, tender terbuka)
• Review kontrak perjanjian (klausul kontrak dapat digunakan sebagai criteria untuk compliance audit)
• Review harga penawaran untuk menilai kewajaran harga.
• Review pengawasan pelaksanaan proyek oleh perusahaan (ketepatan waktu pelaksanaan proyek, pekerjaan tambah atau kurang, kesesuaian fisik dengan spesifikasi teknis).
• Review pembayaran kontrak.
• Wawancara dengan karyawan atau pihak yang ada kaitannya dengan proyek atau orang-orang yang menaruh perhatian terhadap proyek. Symptom-symptom audit biasanya banyak didapatkan dengan metode ini. Jika perlu, tindak lanjuti hasil wawancara ke lokasi terkait dengan informasi (contoh, ke lokasi rumah baru yang dibeli manajer konstruksi).
• Lakukan pemeriksaan fisik di lokasi proyek.
• Jangan terkecoh dengan pembukuan atau administrasi yang rapi suatu proyek, kesan pertama yang baik „tidak dapat“ menjadi jaminan bahwa proyek dikelola dengan baik bahkan bisa saja memang sengaja dibuat kesan yang baik agar pemeriksa terkecoh atau susah menemukan fakta yang tersembunyi.

 Jakarta, 21 Desember 2007

Surat Kaleng: Mencari Petunjuk Siapa Penulisnya

Kita mengenal surat kaleng sebagai surat yang tidak menyebutkan identitas si pengirim, biasanya surat kaleng memberikan informasi negatif terhadap suatu keadaan atau informasi negatif terhadap seseorang. Tujuannya bisa positif, misalnya memberikan informasi terjadinya penyalahgunaan wewenang/korupsi di suatu tempat yang dilakukan oleh seseorang. Bisa negatif, sebagai contoh memberikan informasi yang tidak benar tentang seseorang dengan maksud agar karir orang yang disebut menjadi hancur.

Sebagai auditor, apapun tujuan dari surat kaleng tersebut, siapapun penulisnya, kita harus menindaklanjuti informasi yang tercantum dalam surat. Kita harus dapat membuktikan benar atau tidaknya informasi yang disampaikan melalui surat tersebut. Tujuannya adalah membantu manajemen memberikan fakta yang benar sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan sikap manajemen. 

Pagi hari sekitar jam 08.00 saat karyawan mulai membuka komputer dikejutkan dengan email dari seorang karyawan dari salah satu kantor cabang, email ditujukan kepada seluruh manager, isinya informasi bahwa telah terjadi kecuragan yang dilakukan oleh bagian penjualan yaitu pengaktifan kartu perdana sebelum dijual kepada konsumen. Email tersebut menyatakan bahwa instruksi modus kecurangan tersebut diperoleh salesman dari manajer penjualan.

2 hari kemudian, sekretaris president direktur menerima surat kaleng mengatasnamakan dealer penjualan (tanpa menyebut nama dealer), yang berisi tentang keberatan mereka terhadap praktek yang dilakukan oleh para salesman perusahaan.

Hari berikutnya, kembali sekretaris president direktur menerima surat kaleng dari seseorang tanpa menyebutkan status dan identitasnya, isinya imbauan agar manajemen melakukan tindakan terhadap praktek kecurangan yang dilakukan oleh bagian penjualan yaitu pengaktifan kartu perdana sebelum dijual ke konsumen. Surat tersebut juga berisi ancaman dari si pengirim apabila manajemen tidak menindaklanjuti, maka praktek kecurangan ini akan disampaikan ke media masa.

Kita tidak akan membahas tentang praktek kecurangannya, tetapi kita akan membahas pertanyaan apakah surat kaleng yang pertama benar-benar ditulis oleh dealer? Ataukah surat kaleng yang pertama dan kedua tersebut di buat oleh orang yang sama? Yang sudah jelas bagi kita adalah email dan 2 surat tersebut membahas hal yang sama yaitu praktek kecurangan di bagian penjualan.

Untuk menjawab pertanyaan tersebut kita harus menganalisis kedua surat tersebut baik dari isi/topic, dan bentuknya.

Beberapa factor yang sebaiknya diperhatikan:

• Masing-masing orang mempunyai gaya penulisan yang khas, unik, ini terlihat dari kesukaan menggunakan kata-kata tertentu, dialek penulisan tertentu.
• Di sisi lain, orang juga mempunyai kecenderungan untuk melakukan kesalahan yang sama.

Maka yang saya lakukan adalah mencari persamaan pada kedua surat tersebut baik dari penulisan di bagian amplop maupun dalam isi surat. Yang saya lakukan metodenya hampir sama seperti saat saya berada di bangku sekolah dasar, waktu itu ada salah satu majalah anak-anak BOBO yang selalu mengadakan kuis bergambar yang meminta kita untuk mencari beberapa perbedaan pada 2 gambar yang mirip.

Hasil analisis persamaan sebagai berikut:

Bagian yg direview	Jenis review	Surat Kaleng Pertama	Surat Kaleng Kedua	Keterangan
Amplop surat	Pilihan huruf (font)	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Defaultnya WORD
	Kesalahan penulisan	Sampoerna Strategic Scuare	Sampoerna Strategic Scuare	Yang benar: Sampoerna Strategic Square
Isi surat	Pilihan huruf (font)	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Defaultnya WORD
	Kesalahan penulisan	Penggunaan akhiran Nya yang tidak sesuai EYD, terpisah dari kata yang mendahului: ·          Sebelum nya ·          Alasan nya ·          Atasan nya ·          Akibat nya	Penggunaan akhiran Nya yang tidak sesuai EYD, terpisah dari kata yang mendahului: ·          Atasan nya ·          Adil nya
		Kata ulang tidak menggunakan tanda “-“ tetapi memakai angka 2: ·          Bapak2 ·          Jauh2 ·          Manager2	Kata ulang tidak menggunakan tanda “-“ tetapi memakai angka 2: ·          Atasan2 ·          Adil2 ·          Disebut2
	Margin kiri	1,25”	1,25”	Defaultnya WORD
	Margin kanan	1,25”	1,25”	Defaultnya WORD
	Pengaturan penulisan	Rata kiri	Rata kiri

Dari analisis tulisan tersebut saya menemukan adanya 2 persamaan di amplop surat, dan 6 persamaan di bagian isi surat. Dari 8 persamaan ini akhirnya saya eliminasi menjadi 4 persamaan saja karena 4 persamaan yang lain yaitu: pemilihan huruf di amplop (Times New Roman 12, spasi 1 ½”), pemilihan huruf di bagian isi surat (Times New Roman 12, spasi 1 ½”), margin kiri (1,25”), dan margin kanan (1,25”) adalah default dari program WORD.

Kesalahan penulisan Scuare pada amplop surat, penggunaan angka 2 untuk perulangan kata, pemisahan akhiran Nya dari kata di depan merupakan ketidaksengajaan yang patut mendapatkan perhatian. Ditambah pengaturan penulisan yang sama-sama rata kiri.

Satu hal lagi yang menunjukkan kesamaan adalah cara penempelan alamat pada amplop. Alamat surat tidak dicetak langsung dari komputer, namun dicetak di kertas kemudian digunting dan dilem di amplop. Cara pengguntingannya kedua amplop tersebut ada kemiripan, sama-sama digunting tidak lurus/tidak simetris, nampaknya tidak menggunakan cuter & penggaris namun langsung digunting.

Dari analisis di atas kita telah mendapatkan petunjuk, sekali lagi hanya petunjuk yang menunjukkan:

• Adanya kemungkinan bahwa kedua surat kaleng tersebut ditulis oleh orang yang sama. Petunjuk menyatakan bahwa surat kaleng pertama tidak ditulis oleh dealer tetapi ditulis oleh sang penulis surat kaleng kedua.
• Adanya kemungkinan bahwa penulis surat kaleng adalah karyawan yang mengirimkan informasi melalui email tentang kecurangan di bagian sales.

Dalam audit seperti ini, kesabaran, ketelitian dalam melihat dokumen yang ada menjadi syarat kunci. Memang analisis tersebut belum langkah akhir dalam proses audit, ini hanya sebuah langkah awal sebelum melakukan proses audit selanjutnya seperti wawancara dengan karyawan di kantor cabang asal surat tersebut.

Audit adalah seni, dimana masing-masing auditor dapat mengembangkan kemampuan analisis yang ada pada dirinya.  Masing-masing auditor mempunyai cara yang berbeda dalam menangani kasus-kasus seperti ini, namun mereka mempunyai tujuan yang sama yaitu menyajikan sebuah fakta yang sebenarnya terjadi.

Jakarta, 19 November 2007