Saat ini kita sudah sangat mengenal dengan dokumen yang dibuat lembar rangkap (copy), bisa rangkap 2, 3, 4 dst. Banyaknya lembar tergantung berapa banyak unit atau departemen yang terkait dengan pengeluaran dokumen tersebut.
Dokumen permintaan material (Material Requisition/MR) misalnya, digunakan oleh unit kerja untuk mengajukan permintaan kebutuhan material dari bagian gudang (inventory).
Pada tahun 2001, kami melakukan audit khusus terhadap permintaan material yang dilakukan oleh kantor cabang melalui kantor wilayah kepada gudang pusat. Secara struktur, kantor wilayah membawahi beberapa kantor cabang, oleh karenanya setiap pengajuan dari kantor cabang harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari kantor wilayah. Kantor wilayah mempunyai gudang yang dikelola oleh seorang warehouse supervisor (WS).
Untuk mangakomodasi permintaan material, maka gudang pusat telah menyediakan formulir MR. Satu MR terdiri dari 4 lembar dengan rincian distribusi sebagai berikut:
Lembar pertama (asli), untuk gudang pusat;
Lembar kedua (copy), untuk kantor wilayah;
Lembar ketiga (copy), untuk departemen akuntansi;
Lembar keempat (copy), untuk kantor cabang.
Pemeriksaan kami mulai dari dokumen yang ada di gudang pusat (kami memakai metode hilir – hulu), baru setelah itu kami berencana pergi ke kantor wilayah. Review di gudang pusat terhadap 10 MR yang dikeluarkan oleh Kanwil C untuk sementara menunjukkan kelengkapan administrasi, tidak ada hal-hal yang aneh:
· MR (lembar asli), telah ditandatangani oleh Kepala Kantor Cabang J, WS Kanwil C, dan Kepala Kanwil C.
· Seluruh pengeluaran barang dari gudang pusat (dicatat melalui formulir Pengeluaran Barang Gudang (PBG) dilampiri dengan MR. PBG juga cocok dengan pencatatan dalam kartu gudang dari masing-masing jenis material.
Prosedur audit berikutnya kami memfotocopy 10 MR (asli) dari gudang pusat, sebagai bahan pemeriksaan di gudang kantor wilayah.
Pada saat kami bertemu dengan Kepala Kanwil C (warehouse supervisornya saat itu tidak masuk kantor), kami langsung minta 10 nomer MR yang sama dengan copy MR (asli) dari gudang pusat.
Review awal yang kami lakukan adalah membandingkan satu per satu antara MR yang ada di Kanwil C dengan fotocopy MR (asli) dari gudang pusat. Hasilnya, kami menemukan kejanggalan pada uraian material yang tertulis:
· Terdapat perbedaan jenis material yang diminta dan atau jumlah kuantitas material yang diminta pada 4 MR Kanwil dan MR Gudang Pusat. MR yang ada di Gudang pusat mencantumkan jumlah permintaan material yang lebih besar dari pada MR Kanwil, seperti terlihat pada table berikut:
No.MR | Jenis Material | Kuantitas Permintaan Berdasarkan | Perbedaan | |
MR (asli) Gdg Pst | MR (copy) Kanwil | |||
233 | No. 101 No.302 No.401 No.402 No.403 No.501 No.601 No.701 | 800 400 100 50 50 200 200 200 | Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada | 800 400 100 50 50 200 200 200 |
133 | No.201 No.801 | 400 400 | 200 200 | 200 200 |
404 | No.201 | 500 | 200 | 300 |
504 | No.201 | 500 | 200 | 300 |
Jumlah | 3.800 | 800 | 3.000 | |
Dari table di atas terlihat bahwa pengeluaran di gudang pusat (berdasar MR asli) lebih besar dari permintaan dari kanwil (berdasar MR copy lembar kedua) sebanyak 3.000 buah (senilai Rp.115 juta).
Review kami lebih lanjut menemukan bahwa penambahan jenis material seperti pada MR 233 dilakukan oleh warehouse supervisor dengan modus sbb:
- Kantor Cabang J mengajukan MR 233 melalui warehouse supervisor Kanwil C untuk mendapatkan persetujuan dari Kepala Kanwil C. MR 233 mencantumkan permintaan terhadap 2 jenis material yaitu No.201 dan No.801. Kepala Kanwil C kemudian membubuhkan tanda tanga persetujuan pada MR 233.
- Pada prosedur normal, dengan adanya tanda tangan Kepala Kanwil, MR bisa disampaikan ke gudang pusat. Supervisor mempunyai agenda lain, dia melihat bahwa penulisan pada MR 233 menggunakan mesin ketik, secara normal formulir MR dapat menampung sekitar 15 baris atau 15 item material. Pada MR 233, baris yang terpakai hanya 2 (No.201 dan No.801), 13 baris sisanya dibiarkan kosong – tidak diberi tanda silang oleh kantor cabang. Baris yang kosong ini oleh warehouse supervisor di tambah dengan 8 jenis material baru menggunakan mesin ketik juga, setelah itu baru disampaikan ke gudang pusat.
Terhadap MR No.133, No.404, dan No.504, warehouse supervisor Kanwil C merubah angka dengan cara membubuhkan tip ex dan mengganti dengan angka yang baru. Perubahan juga dilakukan setelah MR ditandatangani oleh Kepala Kanwil.
(Catatan: Warehouse Supervisor hanya menerima 3 lembar MR dari Kantor Cabang yaitu lembar pertama, kedua, dan ketiga. Sedangkan lembar keempat disimpan oleh kantor cabang).
Warehouse Supervisor mengajukan dan mengambil barang ke gudang pusat sendiri berdasarkan MR yang sudah direkayasa. Gudang pusat mengeluarkan barang berdasarkan MR rekayasa ini, dengan pertimbangan sudah ada tanda tangan persetujuan dari Kepala Kanwil.
Agar modus berjalan aman, warehouse supervisor mendistribusikan material ke kantor cabang sendiri. Cabang akan mendapatkan jenis dan jumlah material sesuai permintaannya (sesuai MR lembar keempat), sementara sisanya (Kantor Cabang tidak tahu) digunakan secara illegal oleh warehouse supervisor.
Dari uaraian di atas, kita dapat memetik pelajaran berharga bahwa control kecil yang sederhana yang tidak dilakukan (yaitu melakukan penyilangan pada baris dan kolom yang kosong pada formulir MR) ternyata dapat dimanfaatkan orang lain untuk melakukan fraud. Dan akibatnya, perusahaan dirugikan. Berapa kerugian perusahaan? Rp.115 juta? Untuk 4 MR tersebut, jawabannya ya! Tapi, apakah kita yakin ini kejadian yang pertama dilakukan oleh warehouse supervisor? Bagaimana dengan tahun-tahun sebelumnya?
Jadi benar kata Bang Napi, fraud bisa terjadi karena ada kesempatan dan niat. Waspadalah!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar