Informasi dari kertas bekas untuk fotocopy

Informasi dari kertas bekas untuk fotocopy

Pekalah dengan semua yang ada di sekitar kita.

Pada suatu penugasan di kantor cabang sebuah perusahaan penyedia jasa telekomunikasi saya menemukan bukti bahwa aktivasi kartu perdana telah dilakukan secara sepihak oleh semua karyawan bagian penjualan dan bagian pemasaran sebelum di jual ke pelanggan.

Bukti saya dapatkan dengan cara membandingkan antara tanggal aktivasi yang tercatat di system dengan tanggal penjualan ke pelanggan yang juga tercatat di system logistic.

Yang masih menjadi pertanyaan di pikiran saya adalah apakah pelanggaran prosedur tersebut dilakukan atas inisiatif sendiri si karyawan bagian penjualan atau atas instruksi dari atasannya yaitu manager penjualan.

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, saya lakukan interview dengan karyawan penjualan dan pemasaran. Hasilnya positif, mereka mengakui telah melakukan aktivasi sebelum penjualan ke pelanggan dan menyatakan bahwa praktek tersebut atas perintah dari manajer penjualan.

Namun, sayang sekali perintah tersebut dilakukan secara lisan, tidak dalam bentuk tertulis seperti email, internal memorandum, atau bahkan catatan kecil yang ditandatangani oleh manajer penjualan.

Untuk meyakinkan kebenaran pernyataan dari karyawan bagian penjualan dan pemasaran, saya melakukan interview dengan manajer penjualan. Hasilnya, sudah dapat diduga, dia mengelak telah menginstruksikan kepada stafnya untuk melakukan aktivasi sebelum penjualan ke konsumen. Sudah dapat diduga karena pada saat melakukan interview kita belum mempunyai bukti tertulis, selain itu dia sadar bahwa kalau mengakui maka dia sadar akan konsekuensinya melakukan pelanggaran peraturan perusahaan.

Dalam posisi seperti ini auditor belum mempunyai bukti yang kuat bahwa aktivasi sebelum penjualan adalah instruksi dari manajer penjualan karena:

·         Pertama, pernyataan dari karyawan bagian penjualan dan karyawan bagian pemasaran hanya lisan tidak didukung dengan bukti tertulis.

·         Kedua, pernyataan karyawan tersebut dibantah oleh sang manajer.

Dengan kondisi seperti itu, saya hanya bisa menulis laporan tentang terjadinya pelanggaran prosedur aktivasi yang dilakukan oleh karyawan bagian penjualan dan bagian pemasaran.

Temuan ini saya masukkan ke dalam draft laporan pemeriksaan di komputer.

Beberapa hari kemudian, saat saya melakukan review di bukti jurnal biaya yang disimpan bagian keuangan, secara tidak sengaja saya melihat bukti jurnal tersebut dicetak dengan kertas bekas dimana di halaman sebaliknya sudah berisi hasil cetakan file lain. Secara iseng saya baca lembar cetakan tersebut, dan benar-benar  tidak diduga, kertas bekas tersebut berisi instruksi dari seseorang yang menginstruksikan kepada karyawan bagian pemasaran untuk melakukan aktivasi sebelum penjualan ke pelanggan. Sayang sekali tulisan tersebut tidak mencantumkan nama si penulis atau pemberi instruksi. Tetapi, bukti tulisan ini memberi „informasi“ bagi saya bahwa instruksi itu memang benar-benar  ada, walaupun belum menunjukkan siapa orang yang menginstruksikan.

Intinya adalah, ada banyak ketidaksengajaan yang bisa membantu kita memberikan informasi untuk membantu pemeriksaan, kuncinya kita tidak boleh memandang kecil semua yang kita lihat.

 Jakarta, September 2007