Surat Kaleng: Mencari Petunjuk Siapa Penulisnya

Kita mengenal surat kaleng sebagai surat yang tidak menyebutkan identitas si pengirim, biasanya surat kaleng memberikan informasi negatif terhadap suatu keadaan atau informasi negatif terhadap seseorang. Tujuannya bisa positif, misalnya memberikan informasi terjadinya penyalahgunaan wewenang/korupsi di suatu tempat yang dilakukan oleh seseorang. Bisa negatif, sebagai contoh memberikan informasi yang tidak benar tentang seseorang dengan maksud agar karir orang yang disebut menjadi hancur.

Sebagai auditor, apapun tujuan dari surat kaleng tersebut, siapapun penulisnya, kita harus menindaklanjuti informasi yang tercantum dalam surat. Kita harus dapat membuktikan benar atau tidaknya informasi yang disampaikan melalui surat tersebut. Tujuannya adalah membantu manajemen memberikan fakta yang benar sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan sikap manajemen. 

Pagi hari sekitar jam 08.00 saat karyawan mulai membuka komputer dikejutkan dengan email dari seorang karyawan dari salah satu kantor cabang, email ditujukan kepada seluruh manager, isinya informasi bahwa telah terjadi kecuragan yang dilakukan oleh bagian penjualan yaitu pengaktifan kartu perdana sebelum dijual kepada konsumen. Email tersebut menyatakan bahwa instruksi modus kecurangan tersebut diperoleh salesman dari manajer penjualan.

2 hari kemudian, sekretaris president direktur menerima surat kaleng mengatasnamakan dealer penjualan (tanpa menyebut nama dealer), yang berisi tentang keberatan mereka terhadap praktek yang dilakukan oleh para salesman perusahaan.

Hari berikutnya, kembali sekretaris president direktur menerima surat kaleng dari seseorang tanpa menyebutkan status dan identitasnya, isinya imbauan agar manajemen melakukan tindakan terhadap praktek kecurangan yang dilakukan oleh bagian penjualan yaitu pengaktifan kartu perdana sebelum dijual ke konsumen. Surat tersebut juga berisi ancaman dari si pengirim apabila manajemen tidak menindaklanjuti, maka praktek kecurangan ini akan disampaikan ke media masa.

Kita tidak akan membahas tentang praktek kecurangannya, tetapi kita akan membahas pertanyaan apakah surat kaleng yang pertama benar-benar ditulis oleh dealer? Ataukah surat kaleng yang pertama dan kedua tersebut di buat oleh orang yang sama? Yang sudah jelas bagi kita adalah email dan 2 surat tersebut membahas hal yang sama yaitu praktek kecurangan di bagian penjualan.

Untuk menjawab pertanyaan tersebut kita harus menganalisis kedua surat tersebut baik dari isi/topic, dan bentuknya.

Beberapa factor yang sebaiknya diperhatikan:

• Masing-masing orang mempunyai gaya penulisan yang khas, unik, ini terlihat dari kesukaan menggunakan kata-kata tertentu, dialek penulisan tertentu.
• Di sisi lain, orang juga mempunyai kecenderungan untuk melakukan kesalahan yang sama.

Maka yang saya lakukan adalah mencari persamaan pada kedua surat tersebut baik dari penulisan di bagian amplop maupun dalam isi surat. Yang saya lakukan metodenya hampir sama seperti saat saya berada di bangku sekolah dasar, waktu itu ada salah satu majalah anak-anak BOBO yang selalu mengadakan kuis bergambar yang meminta kita untuk mencari beberapa perbedaan pada 2 gambar yang mirip.

Hasil analisis persamaan sebagai berikut:

Bagian yg direview	Jenis review	Surat Kaleng Pertama	Surat Kaleng Kedua	Keterangan
Amplop surat	Pilihan huruf (font)	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Defaultnya WORD
	Kesalahan penulisan	Sampoerna Strategic Scuare	Sampoerna Strategic Scuare	Yang benar: Sampoerna Strategic Square
Isi surat	Pilihan huruf (font)	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Times New Roman 12, spasi 1 ½	Defaultnya WORD
	Kesalahan penulisan	Penggunaan akhiran Nya yang tidak sesuai EYD, terpisah dari kata yang mendahului: ·          Sebelum nya ·          Alasan nya ·          Atasan nya ·          Akibat nya	Penggunaan akhiran Nya yang tidak sesuai EYD, terpisah dari kata yang mendahului: ·          Atasan nya ·          Adil nya
		Kata ulang tidak menggunakan tanda “-“ tetapi memakai angka 2: ·          Bapak2 ·          Jauh2 ·          Manager2	Kata ulang tidak menggunakan tanda “-“ tetapi memakai angka 2: ·          Atasan2 ·          Adil2 ·          Disebut2
	Margin kiri	1,25”	1,25”	Defaultnya WORD
	Margin kanan	1,25”	1,25”	Defaultnya WORD
	Pengaturan penulisan	Rata kiri	Rata kiri

Dari analisis tulisan tersebut saya menemukan adanya 2 persamaan di amplop surat, dan 6 persamaan di bagian isi surat. Dari 8 persamaan ini akhirnya saya eliminasi menjadi 4 persamaan saja karena 4 persamaan yang lain yaitu: pemilihan huruf di amplop (Times New Roman 12, spasi 1 ½”), pemilihan huruf di bagian isi surat (Times New Roman 12, spasi 1 ½”), margin kiri (1,25”), dan margin kanan (1,25”) adalah default dari program WORD.

Kesalahan penulisan Scuare pada amplop surat, penggunaan angka 2 untuk perulangan kata, pemisahan akhiran Nya dari kata di depan merupakan ketidaksengajaan yang patut mendapatkan perhatian. Ditambah pengaturan penulisan yang sama-sama rata kiri.

Satu hal lagi yang menunjukkan kesamaan adalah cara penempelan alamat pada amplop. Alamat surat tidak dicetak langsung dari komputer, namun dicetak di kertas kemudian digunting dan dilem di amplop. Cara pengguntingannya kedua amplop tersebut ada kemiripan, sama-sama digunting tidak lurus/tidak simetris, nampaknya tidak menggunakan cuter & penggaris namun langsung digunting.

Dari analisis di atas kita telah mendapatkan petunjuk, sekali lagi hanya petunjuk yang menunjukkan:

• Adanya kemungkinan bahwa kedua surat kaleng tersebut ditulis oleh orang yang sama. Petunjuk menyatakan bahwa surat kaleng pertama tidak ditulis oleh dealer tetapi ditulis oleh sang penulis surat kaleng kedua.
• Adanya kemungkinan bahwa penulis surat kaleng adalah karyawan yang mengirimkan informasi melalui email tentang kecurangan di bagian sales.

Dalam audit seperti ini, kesabaran, ketelitian dalam melihat dokumen yang ada menjadi syarat kunci. Memang analisis tersebut belum langkah akhir dalam proses audit, ini hanya sebuah langkah awal sebelum melakukan proses audit selanjutnya seperti wawancara dengan karyawan di kantor cabang asal surat tersebut.

Audit adalah seni, dimana masing-masing auditor dapat mengembangkan kemampuan analisis yang ada pada dirinya.  Masing-masing auditor mempunyai cara yang berbeda dalam menangani kasus-kasus seperti ini, namun mereka mempunyai tujuan yang sama yaitu menyajikan sebuah fakta yang sebenarnya terjadi.

Jakarta, 19 November 2007