Melakukan Interview Dalam Audit Investigasi
Dalam audit investigasi, biasanya diikuti dengan prosedur interview terhadap pihak-pihak yang ada hubungannya dengan kejadian atau kasus yang sedang kita periksa.
Pada dasarnya, interview bisa dikatakan berhasil apabila orang (bisa karyawan, konsumen, vendor, dsb) yang kita interview mau memberikan informasi sesuai dengan pertanyaan kita. Jadi, keberhasilan interview ditentukan oleh kedua belak pihak, auditor dan orang yang diinterview.
Bagaimanakah menurut anda, jika auditor yang melakukan interview berpengalaman, pintar menyusun pertanyaan, akan tetapi orang yang diinterview tidak mau menjawab pertanyaannya? Atau orang tersebut menolak hadir?. Apakah interview berhasil?
Agar karyawan tersebut mau hadir dalam interview maka sebaiknya undangan interview ditujukan kepada atasan dari karyawan tersebut, dikirimkan oleh pimpinan tertinggi di internal audit. Sehingga pimpinan departemen ikut bertanggungjawab untuk menghadirkannya.
Berikut tips-tips dalam melakukan interview:
· Sebelum interview, buatlah catatan kecil pertanyaan-pertanyaan yang akan kita ajukan, ini fleksibel sifatnya, dalam prakteknya bisa berkembang sesuai dengan jawaban yang diperoleh, namun catatan ini berguna agar pertanyaan yang kita ajukan focus dan sejalan dengan informasi yang ingin kita dapatkan.
· Buatlah suasana yang nyaman bagi orang yang akan kita interview, tempat duduk jangan berhadapan dipisahkan meja seperti di pengadilan, kita bukanlah hakim atau jaksa, kita hanyalah seorang auditor dan tujuan kita adalah mendapatkan informasi dan pernyataan darinya. Akan lebih baik jika kita duduk berdampingan atau bersebelahan dengan orang yang kita interview.
· Interview dimulai dengan auditor memperkenalkan diri, dan menyampaikan tujuan dari interview kepada orang yang diiterview.
Sampaikan kepadanya bahwa tujuan interview untuk mendapatkan informasi kejadian atau fakta sebenarnya, dan laporan hasil pemeriksaan auditor akan mendasarkan kepada informasi yang disampaikannya. Ini penting agar apabila ternyata di kemudian hari terbukti bahwa orang tersebut „telah berbohong“ dalam interview dan auditor mengambil kesimpulan yang salah berdasar informasinya, maka secara dini kita sudah memberitahukannya bahwa dia juga siap menanggung risikonya atas „kebohongannya“.
· Interview harus dilakukan oleh minimal 2 orang auditor, jangan sekali-kali melakukan interview sendiri.
Ini merupakan langkah preventif, salah satu auditor, minimal berperan sebagai saksi yang mendengar, melihat, dan mencatat proses interview sekaligus membantu membuat laporan hasil interview. Saksi auditor sangatlah penting untuk menghindari “fitnah” dari orang yang diinterview maupun dari karyawan lain. Karena jika dilakukan oleh hanya satu orang auditor saja, di luar ruang interview dapat ditimbulkan fitnah seperti, “auditornya sudah disuap oleh atau minta sesuatu kepada karyawan tersebut”. Auditor harus bersikap hati-hati (prudent) terhadap semua kemungkinan yang ada.
· Sebelum interview, pelajari semua file berkaitan dengan karyawan tersebut (jika yang akan diinterview seorang karyawan).
Profile karyawan di Human Resources Department, catatan di file auditor sebelumnya (mungkin ada catatan pelanggaran sebelumnya). Artinya, sebelum kita ketemu karyawan tersebut kita harus mencoba mengenal karyawan tersebut melalui data. Pelajari semua hal yang terkait atau ada hubungannya dengan kasus yang akan ditanyakan (struktur organisasi, prosedur dan kebijakan, dsb). Semakin banyak informasi yang kita dapatkan seputar karyawan dan kegiatan karyawan tersebut, akan memperkaya kita dalam mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
· Sebelum interview, dapatkan bukti-bukti lain terkait dengan perbuatannya (jika ada).
Sangat jarang ditemukan dalam interview seorang langsung mengakui perbuatannya tanpa ditunjukkan bukti-bukti pendukung. “Apakah kamu telah mengambil barang di gudang tanpa sepengetahuan Supervisor?”. Pasti jawabannya adalah “Tidak”.
· Kita harus sadar dan siap bahwa belum tentu orang yang kita interview menjawab dengan benar sesuai kenyataan, jadi buatlah pertanyaan yang sama berulangkali namun dengan susunan kata-kata yang berbeda. Ini untuk melihat konsistensi jawabannya.
· Selalu ingat bahwa yang kita lakukan adalah interview bukan interogasi.
· Tuangkan hasil interview ke dalam Surat Pernyataan tertulis yang ditandatangani oleh karyawan tersebut di atas meterai Rp.6.000,- .
· Ucapkan terimakasih untuk kedatangannya dan kesediaannya menjawab pertanyaan kita.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar