Pada Bagian Pertama kita sudah membahas temuan berupa nilai proyek yang tidak wajar yang dilakukan oleh salah satu kontraktor bekerjasama dengan departemen konstruksi.
Pada Bagian Kedua ini, saya akan menceritakan bahwa ternyata penggelembungan nilai proyek oleh departemen konstruksi tidak hanya dilakukan dalam Proyek A, B, dan C tetapi juga dilakukan dalam pengadaan pipa pada Proyek G. Dan yang sangat mengejutkan adalah dilakukan oleh kontraktor yang sama dengan Proyek A, B, C, yaitu kontraktor PT A. Artinya, kontraktor PT A dan departemen konstruksi merupakan partner bekerja yang “saling menguntungkan” buat mereka tetapi tidak demikian bagi perusahaan.
Pada suatu siang saya ditelepon oleh salah seorang rekan saya dari departemen lain, dia mengajak makan siang bersama di luar kantor. Pembicaraan awal di telepon dia menyebutkan ada informasi penting yang ingin dia sampaikan kepada saya. Kesempatan seperti ini tidak pernah saya lewatkan, kalaupun saya sudah mempunyai jadwal kerja lain, saya akan mendahulukan untuk mendapatkan sebuah informasi seperti ini, karena kalau kita lewatkan, belum tentu rekan kita tersebut akan memberikan informasi berharga kepada kita (mengurangi rasa kepercayaan).
Akhirnya kami sepakat ketemu antara jam 12 siang di suatu tempat makan di Jl. Sudirman, Jakarta
Sekitar jam 12.15 siang saya sudah berada di meja sebuah food court sesuai dengan permintaan rekan saya tadi, sementara dia belum kelihatan. Tak berapa lama kemudian, muncullah dia dihadapan saya sambil membawa satu amplop coklat ukuran kertas folio, dan langsung memberikan kepada saya. Dia bercerita bahwa, amplop ini berisi dokumen fotocopy invoice pembelian pipa dari kontraktor PT A kepada salah satu perusahaan pabrikan pipa senilai Rp.9 Milyar rupiah untuk jenis pipa tertentu. Invoice tersebut „kebetulan“ menyebutkan bahwa pipa tersebut akan digunakan PT A untuk mengerjakan proyek G di perusahaan kami.
Dari dokumen itu, rekan saya meminta kami untuk menindaklanjuti dengan melakukan investigasi untuk meyakini:
- Apakah benar perusahaan melakukan transaksi pembelian pipa dengan kontraktor A?
- Berapakah harga yang ditawarkan kontraktor A kepada perusahaan?
Pulang dari pertemuan itu, kami langsung mencari informasi berkaitan dengan proyek pembelian pipa. Langkah pertama yang kami lakukan adalah meminta daftar pembelian pipa selama tahun berjalan dari departemen konstruksi dan departemen pembelian. Ini kami lakukan agar mereka tidak menaruh kecurigaan bahwa kami sedang mereview terhadap proyek G.
Langkah kedua, kami pisahkan pembelian pipa berdasarkan nama suppliernya. Dan diantara pembelian-pembelian tersebut muncul satu nama Kontraktor PT A untuk beberapa Purchase Order (PO).
Langkah ketiga, kami minta semua PO pembelian pipa dalam tahun berjalan yang diberikan kepada Kontraktor PT A tadi.
Langkah keempat, dari PO-PO tersebut kami cocokkan pembelian untuk jenis pipa yang sesuai dengan jenis pipa pada dokumen fotocopy invoice dari perusahaan pabrikan pipa kepada Kontraktor PT A. Kami mendapatkan sebuah PO (No.33) pembelian pipa sejenis senilai Rp.12 Milyar.
Langkah kelima, kami konsentrasi kepada PO No.33 tersebut, hasil review kami sebagai berikut:
- Review terhadap tanggal, PO No.33 dibuat setelah tanggal invoice yang tertera pada dokumen fotocopy pembelian pipa dari Kontraktor PT A kepada perusahaan pabrikan.
Artinya, jika kontraktor PT A membeli pipa dari pabrikan A untuk perusahaan kami tentu tanggal invoice dari perusahaan pabrikan lebih tua dari tanggal invoice Kontraktor PT A kepada perusahaan kami atau tanggal PO No. 33.
- Review terhadap jenis pipa dan panjang pipa, jenis pipa dan panjang pipa yang dibeli dengan PO No.33 sama persis dengan jenis dan panjang pipa sesuai fotocopy invoice perusahaan pabrikan kepada Kontraktor PT A.
Artinya ada korelasi positif seperti yang tertera pada invoice perusahaan pabrikan pipa bahwa Kontraktor PT A membeli pipa untuk dijual kembali kepada perusahaan kami.
- Review terhadap harga satuan pipa yang ditawarkan, kami menemukan perbedaan harga yang sangat material dan jika dikalikan dengan panjang pipa yang dibeli maka perbedaan harga terbit mencapai nilai Rp.3 Milyar.
PT A membeli pipa Rp.9 Milyar
PT A <------------------------------------------------------------------------------ Pabrikan pipa
PT A menjual pipa Rp.12 Milyar (PO No.33)
PT A ------------------------------------------------------------------------------à Perusahaan kami
Kesimpulan akhir dari review kami adalah terdapat kemahalan harga pada pembelian pipa dari Kontraktor PT A senilai Rp.3 Milyar (Rp.12 Milyar – Rp.9 Milyar). Hal ini terjadi karena:
- Departemen konstruksi melakukan pembelian sendiri tanpa melalui departemen pembelian,
- Pembelian dilakukan kepada kontraktor PT A yang bukan perusahaan pabrikan pipa atau distributor dari pabrikan langsung,
- Sebelum melakukan pembelian, tidak dilakukan survey harga pasar yang wajar.
- Dan yang paling penting adalah adanya unsur kesengajaan untuk memperkaya diri sendiri (lihat Bagian Pertama).
Jadi, dalam kasus tersebut yang salah siapa? Manajer Konstruksi dan pejabat Direktur Teknik? Pasti. Tetapi yang lebih mengherankan lagi kenapa manajemen tertinggi (Direktur Utama) menyetujui pola pembelian yang dilakukan oleh Manajer Konstruksi dan pejabat Direktur Teknik?! Ada apa?????? Itu yang tidak terjawab sampai saat laporan kami dibuat, karena pertama, kami (Internal Audit) melapor kepadanya, dan dia tidak memberikan respon samasekali terhadap dua laporan kami (bagian pertama dan bagian kedua). Normalnya, dengan pemborosan sebegitu besar seharusnya sang Dirut gerah. Tapi dalam kasus ini, samasekali tidak, anehkan.
Bahkan, pada saat kami melakukan pemeriksaan, pejabat Direktur Teknik meminta sang Dirut agar kami menghentikan pemeriksaan dengan alasan kami mengganggu pekerjaan mereka. Dan, itu dilakukan oleh Dirut kepada kami, tetapi kami tetap jalan terus. Risiko kami ambil, karena fakta adalah fakta, tidak ada orang yang bisa merubah fakta, tidak ada orang yang bisa menghentikan proses kami menyajikan fakta termasuk sang Direktur Utama.
Dari pemaparan 2 kasus di atas kita dapat mengambil hikmah bahwa di mana posisi Internal Audit dalam struktur organisasi perusahaan sangatlah penting bagi tindak lanjut temuan dan rekomendasi Internal Audit. Posisi Internal Audit seharusnya independen dari struktur operasional, yaitu kepada Komite Audit. Direktur Utama masih merupakan bagian dari penanggungjawab operasional perusahaan. Kalau tidak melapor kepada Komite Audit, paling tidak, Internal Audit harus melapor kepada orang-orang yang mempunyai integritas tinggi.
Jika hal itu tidak terjadi, mungkin perusahaan harus memikirkan ulang keberadaan internal audit.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar